MANAJEMEN PERSEDIAAN

 

1.    PENGERTIAN MANAJEMEN

Salah satu fungsi manajerial yang sangat penting dalam operasional suatu perusahaan adalah  pengendalian persediaan (inventory controll), karena kebijakan persediaan secara fisik akan berkaitan dengan investasi dalam aktiva lancar di satu sisi dan pelayanan kepada pelanggan di sisi lain. Pengaturan persediaan ini berpengaruh terhadap semua fungsi bisnis ( operation, marketing, dan finance). Berkaitan dengan persediaan ini terdapat konflik kepentingan diantara fungsi bisnis tersebut. Finance menghendaki tingkat persediaan yang rendah, sedangkan Marketing dan operasi menginginkan tingkat persediaan yang tinggi agar kebutuhan konsumen dan kebutuhan produksi dapat dipenuhi.

Berkaitan dengan kondisi di atas, maka perlu ada pengaturan terhadap jumlah persediaan, baik bahan-bahan maupun produk jadi, sehingga kebutuhan proses produksi maupun kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi. Tujuan utama dari pengendalian persediaan  adalah agar perusahaan selalu mempunyai persediaan dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam spesifikasi atau mutu yang telah ditentukan sehingga kontinuitas usaha dapat terjamin (tidak terganggu).

          Usaha untuk mencapai tujuan tersebut tidak terlepas dari prinsip-prinsip ekonomi, yaitu jangan sampai biaya-biaya yang dikeluarkan terlalu tinggi. Baik persediaan yang terlalu banyak, maupun terlalu sedikit akan minimbulkan membengkaknya biaya persediaan. Jika persediaan terlalu banyak, maka akan timbul biaya-biaya yang disebut carrying cost, yaitu biaya-biaya yang terjadi karena  perusahaan memiliki persediaan yang banyak, seperti : biaya yang tertanam dalam persediaan, biaya modal (termasuk biaya kesempatan pendapatan atas dana yang tertanam dalam persediaan), sewa gudang,  biaya administrasi pergudangan, gaji pegawai pergudangan, biaya asuransi, biaya pemeliharaan persediaan, biaya kerusakan/kehilangan.

Begitu juga apabila persediaan terlalu sedikit akan menimbulkan biaya akibat kekurangan persediaan yang biasa disebut stock out cost seperti : mahalnya harga karena membeli dalam partai kecil, terganggunya proses produksi, tidak tersedianya produk jadi untuk pelanggan.Jika tidak memiliki persediaan produk jadi terdapat 3 kemungkinan, yaitu : 1). Konsumen menangguhkan pembelian (jika kebutuhannya tidak mendesak). Hal ini akan mengakibatkan tertundanya kesempatan memperoleh keuntungan. 2). Konsumen membeli dari pesaing, dan kembali ke perusahaan (jika kebutuhan mendesak dan masih setia). Hal ini akan menimbulkan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan selama persediaan tidak ada. 3). Yang terparah jika pelanggan membeli dari pesaing dan terus pindah menjadi pelanggan pesaing, artinya kita kehilangan konsumen.

          Selain biaya di atas dikenal juga biaya pemesanan (ordering cost) yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan sejak penempatan pesanan sampai tersedianya bahan/barang di gudang. Biaya-biaya tersebut antara lain : biaya telepon, biaya surat menyurat, biaya adminisrasi dan penempatan pesanan, biaya pemilihan pemasok, biaya pengangkutan dan bongkar muat, biaya penerimaan dan pemeriksaan bahan/barang.

Pengendalian persediaan: aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang dikehendaki. Pada produk barang, pengendalian persediaan ditekankan pada pengendalian material. Pada produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada material dan banyak pada jasa pasokan karena konsumsi sering kali bersamaan dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan.

MENGAPA PERSEDIAAN DIKELOLA?

1.          Persediaan merupakan investasi yang membutuhkan modal besar.

2.          Mempengaruhi pelayanan ke pelanggan.

3.          Mempunyai pengaruh pada fungsi operasi, pemasaran, dan fungsi keuangan.

2.     JENIS-JENIS PERSEDIAAN

a.     Persediaan barang jadi biasanya tergantung pada permintaan pasar (independent demand inventory).

b.     Persediaan barang setengah jadi dan bahan mentah ditentukan oleh tuntutan proses produksi dan bukan pada keinginan pasar (dependent demand inventory).

3.     PERPUTARAN PERSEDIAAN

Inventory atau persediaan barang sebagai elemen utama dari modal kerja merupakan aktiva yang selalu dalam keadaaan berputar, dimana secata terus menerus mengalami perubahan. Turnover menunjukan berapa kali jumlah persediaan barang dagangan diganti dalam satu tahun (dijual dan diganti). Tingkat perputaran persediaan mengukur perusahaan dalam memutar barang dagangannya, dan menunjukan hubungan antara barang yang diperlukan untuk mengimbangi tingkat penjualan yang ditentukan.

Pengertian perputaran persediaan menurut beberapa ahli antara lain sebagai berikut :

Menurut Lukman Syamsuddin (2000:288), menerangkan bahwa:  “Persediaan merupakan investasi yang paling besar dalam aktiva lancar sebagian besar perusahaan industri”.

Menurut Bambang Riyanto (2001:70), menerangkan  bahwa :

“Inventory ini merupakan persediaan barang yang sesuai dalam perputaran, yang selalu dibeli dan dijual, yang tidak mengalami proses lebih lanjut di dalam perusahaan tersebut yang mengakibatkan perubahan bentuk dari barang yang bersangkutan”.

Menurut Jumingan (2006:128), menerangkan  bahwa :

“Perputaran persediaan (inventory turnover) menunjukan berapa kali barang dijual dan diadakan kembali selama satu periode akuntansi”. Perputaran persediaan dihitung sebagai berikut :

                                                Harga PokokPenjualan

Perputaran persediaan =

                                                Rata – rata Persediaan

Menurut S. Munawir (2007:77), menerangkan bahwa :

“Turn over persediaan adalah merupakan ratio atau jumlah harga pokok barang yang dijual dengan nilai rata – rata persediaan yang dimiliki oleh perusahaan.

Dibutuhkan konsistensi dalam penggunaan harga pokok penjualan sebagai pembilang karena, seperti juga persediaan, akun ini disajikan berdasarkan biaya perolehan. Sebaliknya, penjualan, mencakup margin laba. Persediaan rata – rata dihitung dengan menambah saldo awal dan saldo akhir persediaan, dan membaginya dengan dua. Perhitungan rata – rata ini dapat diperhalus dengan rata – rata angka persediaan kuartalan atau bulanan.

4.     TUJUAN PERSEDIAAN

1.     Menghilangkan pengaruh ketidakpastian (mis: safety stock)

2.     Memberi waktu luang untuk pengelolaan produksi dan pembelian

3.     Untuk mengantisipasi perubahan pada permintaan dan penawaran.

4.     Menghilangkan/mengurangi  risiko keterlambatan pengiriman bahan

5.     Menyesuaikan dengan jadwal produksi

6.     Menghilangkan/mengurangi resiko kenaikan harga

7.     Menjaga persediaan bahan yang dihasilkan secara musiman

8.     Mengantisipasi permintaan yang dapat diramalkan.

9.     Mendapatkan keuntungan dari quantity discount

10.         Komitmen terhadap pelanggan.

5.     HAL-HAL YANG DIPERTIMBANGKAN

1.     Struktur biaya persediaan.

a.     Biaya per unit (item cost)

b.     Biaya penyiapan pemesanan (ordering cost)

·        Biaya pembuatan perintah pembelian (purchasing order)

·        Biaya pengiriman pemesanan

·        Biaya transportasi

·        Biaya penerimaan (Receiving cost)

·        Jika diproduksi sendiri maka akan ada biaya penyiapan (set up cost): surat menyurat dan biaya untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan.

c.      Biaya pengelolaan persediaan (Carrying cost)

d.     Biaya yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang hilang apabila nilai persediaan digunakan untuk investasi (Cost of capital).

e.      Biaya yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak (Cost of storage). Biaya ini berubah sesuai dengan nilai persediaan.

f.       Biaya resiko kerusakan dan kehilangan (Cost of obsolescence, deterioration and loss).

g.     Biaya akibat kehabisan persediaan (Stockout cost)

6. Just In Time

A. Pengertian Just In Time (JIT)

            Sistem produksi tepat waktu (Just In Time) adalah sistem produksi atau sistem manajemen fabrikasi modern yang dikembangkan oleh perusahaan-perusahaan Jepang yang pada prinsipnya hanya memproduksi jenis-jenis barang yang diminta sejumlah yang diperlukan dan pada saat dibutuhkan oleh konsumen.

            Konsep just in time adalah suatu konsep dimana bahan baku yang digunakan untuk aktivitas produksi didatangkan dari pemasok atau suplier tepat pada waktu bahan itu dibutuhkan oleh proses produksi , sehingga akan sangat menghemat bahkan meniadakan biaya persediaan barang / penyimpanan barang / stocking cost.

            Just In Time (JIT) adalah filofosi manufakturing untuk menghilangkan pemborosan waktu dalam total prosesnya mulai dari proses pembelian sampai proses distribusi. Fujio Cho dari Toyota mendefinisikan pemborosan (waste) sebagai: " Segala sesuatu yang berlebih, di luar kebutuhan minimum atas peralatan, bahan, komponen, tempat dan waktu kerja yang mutlak diperlukan untuk proses nilai tambah suatu produk. Kemudian diperoleh rumusan yang lebih sederhana, pengertian pemborosan: " Kalau sesuatu tidak memberi nilai tambah itulah pemborosan.

7 (tujuh) jenis pemborosan disebabkan karena:

- Over produksi
- Waktu menunggu
- Transportasi
- Pemrosesan
- Tingkat persediaan barang
- Gerak
- Cacat Produksi

B. Konsep Dasar Just In Time 

Konsep dasar JIT adalah sistem produksi Toyota, yaitu suatu metode untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan akibat adanya gangguan dan perubahan permintaan, dengan cara membuat semua proses dapat menghasilkan produk ynag diperlukan, pada waktu yang diperlukan dan dalam jumlah yang sesuai dengan kebutuhan.

Dalam sistem pengendalian produksi yang biasa, syarat di atas dipenuhi dengan mengeluarkan berbagai jadwal produksi pada semua proses, baik itu pada proses manufaktur suku cadang maupun pada lini rakit akhir. Proses manufaktur suku cadang menghasilkan suku cadang yang sesuai dengan jadwal, dengan menggunakan sistem dorong, artinya proses sebelumnya memasok suku cadang pada proses berikutnya.

Terdapat empat konsep pokok yang harus dipenuhi dalam melaksanakan Just In Time (JIT):

1.     Produksi Just In Time (JIT), adalah memproduksi apa yang dibutuhkan hanya pada saat dibutuhkan  dan dalam jumlah yang diperlukan.

2.     Autonomasi merupaka suatu unit pengendalian cacat secara otomatis yang tidak memungkinkan unit cacat mengalir ke proses berikutnya.

3.     Tenaga kerja fleksibel, maksudnya adalah mengubah-ubah jumlah pekerja sesuai dengan fluktuasi permintaan.

4.     Berpikir kreatif dan menampung saran-saran karyawan.

Guna mencapai empat konsep ini maka diterapkan sistem dan metode sebagai berikut:

• Sistem kanban untuk mempertahankan produksi Just In Time (JIT).
• Metode pelancaran produksi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan permintaan.
• Penyingkatan waktu penyiapan untuk mengurangi waktu pesanan produksi.
• Tata letak proses dan pekerja fungsi ganda untuk konsep tenaga kerja yang fleksibel.
• Aktivitas perbaikan lewat kelompok kecil dan sistem saran untuk meningkatkan moril tenaga kerja.
• Sistem manajemen fungsional untuk mempromosikan pengendalian mutu ke seluruh bagian perusahaan.

C. Elemen-elemen Just In Time

• Pengurangan waktu set up
• Aliran produksi lancar (layout)
• Produksi tanpa kerusakan mesin
• Produksi tanpa cacat
• Peranan operator
• Hubungan yang harmonis dengan pemasok
• Penjadwalan produksi stabil dan terkendali
• Sistem kanban 

Pengurangan waktu set up dan ukuran lot

Keuntungan JIT antar lain

1.     Waktu set-up pada gudang dapat dikurangi. Dengan pemotongan waktu dan biaya ini akan membuat perusahaan lebih efficient, dan perusahaan dapat lebih fokus untuk perbaikan pada bidang lainnya.

2.     Aliaran barang dari gudang ke produksi akan meningkat. Beberapa pekerja akan fokus pada daerah pekerjaannya untuk bekerja secara cepat.

3.     Pekerja yang menguasai berbagai keahlian digunakan secara lebih efisien.

4.     Penjadwalan produk dan jam kerja karyawan akan lebih konsisten.

5.     Adanya peningkatan hubungan dengan suplyer.

6.     Persediaan selalu dipertahankan untuk menjaga produkstivitas pekerja dan bisnis akan fokus pada turn over.